Términos y condiciones de uso de DANA

1. Qué es DANA y quién la presta

DANA (Digital Assistant for Normative & Administrative Assistance) es un servicio en línea de Equiss Group SAS, NIT [por completar], con domicilio en Bogotá D.C., Colombia (“Equiss”). Se usa en danacorp.equissgroup.com y en la app DANA Voz.

Estos términos se aplican a la empresa que contrata el servicio (“el cliente”) y a cada persona que ingresa con una cuenta (“el usuario”). Al activar su cuenta, el usuario los acepta junto con la Política de privacidad. Si el cliente firmó una propuesta o contrato con Equiss, ese documento prevalece en lo que regule distinto.

2. Cuentas y roles

• Cada persona ingresa con su propio correo y contraseña. Las cuentas no se comparten.
• El administrador del cliente crea los usuarios y asigna los roles: Administrador, Coordinador, Jefe de área o Consulta. El rol decide qué puede registrar o cambiar cada persona.
• El usuario cuida su contraseña y avisa de inmediato si sospecha un acceso indebido. El cliente responde por lo que se haga con las cuentas de su empresa.
• Equiss puede bloquear temporalmente una cuenta para proteger la seguridad del servicio, y lo informará al administrador del cliente.

3. Lo que le corresponde al cliente

• Base legal de los datos. El cliente es el responsable de los datos de sus trabajadores, contratistas y terceros que registre. Debe tener la autorización de sus titulares (Colombia, Ley 1581 de 2012) o haberles dado su aviso de privacidad (México), también para los datos sensibles como el concepto de aptitud médica.
• Exactitud. El cliente responde por la veracidad y actualización de lo que registra y de los documentos que sube.
• Decisiones. El cliente y sus profesionales responsables (de SST, Talento Humano o Ambiente) toman las decisiones y responden ante las autoridades por el cumplimiento de la norma.
• Revisión profesional. Las listas base, matrices y relaciones con la normativa que DANA ofrece como punto de partida deben ser revisadas por el profesional del cliente.

4. Lo que DANA hace y no hace

• DANA registra, calcula, alerta y propone. No autoriza trabajos, no declara que una empresa cumple una norma ni certifica sistemas de gestión. Un porcentaje de avance o un diagnóstico en DANA es una autoevaluación registrada por personas del cliente.
• Las respuestas del asistente se generan con inteligencia artificial y pueden contener errores. Las referencias normativas son contexto general y deben verificarse con la fuente oficial vigente. DANA no presta asesoría jurídica.
• DANA no reproduce el texto de normas técnicas protegidas por derechos de autor (por ejemplo, las normas ISO): muestra números de capítulo, títulos y resúmenes propios.
• Las órdenes dadas por voz o por texto terminan en una tarjeta que la persona confirma. Nada se guarda sin esa confirmación.

5. Uso aceptable

No está permitido:

• Intentar acceder a datos de otra empresa, a cuentas ajenas o a partes del sistema no autorizadas, ni probar vulnerabilidades sin permiso escrito de Equiss.
• Subir programas maliciosos, contenido ilegal, o datos de personas sin base legal para tratarlos.
• Sobrecargar el servicio de forma automatizada, revenderlo o copiar el software.
• Usar DANA para fines distintos a la gestión de la propia empresa del cliente.

6. Datos y confidencialidad

• Los datos del cliente son del cliente. Equiss los trata como encargado, solo para prestar el servicio, según la Política de privacidad.
• Equiss guarda confidencialidad sobre la información del cliente y exige lo mismo a su personal y a sus proveedores.
• Equiss no usa los datos del cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial ni los vende.
• Equiss puede usar estadísticas agregadas y anónimas del uso del servicio (por ejemplo, cuántas tareas se crean) para mejorarlo, sin identificar al cliente ni a personas.

7. Disponibilidad, soporte y respaldos

• Equiss procura que DANA esté disponible todos los días, a toda hora. Puede haber interrupciones por mantenimiento, que procuraremos hacer fuera del horario laboral, o por causas ajenas a Equiss.
• La base de datos se respalda todos los días, cifrada y en un entorno separado del de producción, y cada mes se prueba la restauración. Si se pierde información por una falla del servicio, Equiss la restaura desde el último respaldo disponible.
• Las restauraciones las hace Equiss, a solicitud del administrador del cliente.
• El soporte se atiende en consultas@equissgroup.com y en el 601 508 9091, en días hábiles de Colombia.

8. Propiedad intelectual

El software DANA, su diseño, sus textos, catálogos, metodologías y marcas son de Equiss o de sus licenciantes. El cliente recibe un derecho de uso no exclusivo e intransferible mientras el servicio esté vigente. Los informes y exportaciones que el cliente genera con sus datos pueden usarse libremente por el cliente.

9. Planes, pagos y suspensión

• Las funciones incluidas (por ejemplo, DANA Voz o Sistemas ISO), el número de usuarios y el precio son los del plan contratado.
• Los periodos de prueba terminan en la fecha indicada. Al terminar, la empresa puede quedar suspendida hasta contratar un plan.
• Si hay pagos vencidos, Equiss puede suspender el acceso después de avisar al cliente. La suspensión no borra los datos.

10. Terminación y devolución de datos

• El cliente puede terminar el servicio según lo pactado en su plan o contrato.
• Al terminar, el cliente puede descargar una exportación de sus datos y documentos durante 30 días. Después, Equiss los elimina de la aplicación en un plazo máximo de 90 días; los respaldos cifrados se borran solos al cumplir su ciclo (máximo 12 meses).
• Equiss puede terminar el servicio si el cliente incumple gravemente estos términos, con aviso previo salvo que haya un riesgo de seguridad.

11. Responsabilidad

• Equiss responde por prestar el servicio con diligencia profesional y por las medidas de seguridad descritas.
• Equiss no responde por decisiones del cliente basadas en información de DANA, por datos inexactos registrados por el cliente, por sanciones impuestas al cliente por su propio incumplimiento, ni por daños indirectos o lucro cesante.
• En la medida que la ley lo permita, la responsabilidad total de Equiss se limita al valor pagado por el cliente en los 12 meses anteriores al hecho que la origina.
• Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos de los titulares de datos personales.

12. Ley aplicable, conflictos y cambios

• Estos términos se rigen por la ley colombiana, sin perjuicio de las normas de protección de datos de México que apliquen a clientes y titulares en México.
• Las diferencias se buscarán resolver primero de forma directa. Si no hay acuerdo, se acudirá a los jueces de Bogotá D.C., salvo que el contrato firmado diga otra cosa.
• Equiss puede actualizar estos términos. Los cambios importantes se avisarán con al menos 15 días de anticipación por correo o dentro de DANA. Seguir usando el servicio después de esa fecha significa aceptarlos.

Versión 2026-10-12. Contacto: consultas@equissgroup.com · 601 508 9091.